Cómo llevar las cuentas de un negocio de belleza y servicios

Por qué llevar las cuentas aunque el negocio sea pequeño

Cuando cobras en efectivo, por transferencia y con tarjeta, el dinero del negocio se mezcla rápido con el de la casa. A fin de mes es difícil saber cuánto vendiste, cuánto gastaste en materiales y cuánto ganaste de verdad.

Llevar las cuentas te deja responder tres preguntas en cualquier momento: ¿cuánto vendí?, ¿cuánto es mío? y ¿cuánto le queda al negocio?

Paso 1: anota cada venta el mismo día

Lo que no se anota se olvida. Registra cada venta apenas terminas el servicio o, como máximo, al final del día. De cada venta anota:

• La fecha y el cliente.
• Los servicios o productos y su precio.
• La propina, si hubo.
• El domicilio, si lo cobraste.
• Cómo te pagaron: efectivo, transferencia o tarjeta.

Paso 2: separa el dinero en tres partes

No todo lo que cobras por servicios y productos es ganancia. Una parte tiene que volver a comprar materiales, otra es tu pago por el trabajo y otra es para el negocio. Una forma sencilla es repartir cada venta con porcentajes fijos:

• Insumos: para reponer materiales (por ejemplo, 20 %).
• Tu sueldo: tu pago por el trabajo (por ejemplo, 50 %).
• Utilidad del negocio: el ahorro para equipo, imprevistos y crecer (por ejemplo, 30 %).

Con esos porcentajes, de una venta de $100.000 van $20.000 a insumos, $50.000 a tu sueldo y $30.000 al negocio. Si tus materiales son caros o el negocio es tu ingreso principal, ajusta los porcentajes. La guía cómo separar el dinero del negocio y tu dinero personal explica cómo hacerlo en la práctica.

Paso 3: deja aparte las propinas y el domicilio

La propina es un regalo del cliente para quien atiende: suma a tu ganancia, no a lo que se reparte. El domicilio cubre el transporte y el tiempo en la calle, así que tampoco debería mezclarse con el precio del servicio. Si los mezclas, tus números se ven mejor de lo que son.

Paso 4: revisa tus números una vez por semana

Diez minutos a la semana bastan. Mira:

• Cuánto vendiste y cuántas ventas hiciste.
• Cuánto ganaste: tu sueldo más las propinas.
• Qué servicios se venden más.
• Qué clientes no han vuelto.

Si una semana sale floja, lo ves a tiempo para promocionar o escribirles a tus clientes, y no a fin de mes.

Cuaderno, hoja de cálculo o app: cuál usar

• Cuaderno: es gratis y fácil, pero hay que sumar a mano, se pierde o se moja, y cuesta ver el mes completo.
• Hoja de cálculo (Excel o Google Sheets): suma sola y permite gráficas, pero hay que armarla y es incómoda en el celular entre cliente y cliente.
• App: registras la venta en segundos desde el celular y los totales, el reparto y las estadísticas salen solos. Rentablo es gratis y hace justo esto: reparte cada venta entre insumos, tu sueldo y la utilidad, y guarda tus clientes y tus citas.

Lo importante no es la herramienta sino usarla todos los días. Elige la que de verdad vayas a usar.

Errores comunes

• Contar todo lo cobrado como ganancia.
• Pagar gastos de la casa con el dinero de los insumos.
• Anotar solo las ventas grandes.
• No pagarte un sueldo y sacar dinero «cuando hace falta».
• Revisar los números solo cuando algo sale mal.

Preguntas frecuentes